Como escrever BUSINESS EMAILS sem errar na ETIQUETA! | Prof. Newton Rocha

Hello, everyone!

Você sabe quando usar o TO e quando usar o FOR? Aprenda com o post de hoje!

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Business Email Etiquette Basics | Como escrever BUSINESS EMAILS sem errar na ETIQUETA! |

Business Email Etiquette Equals Success Professionals communicate in a professional manner regardless of the mode of communication. If you are a consummate professional you know that putting your best foot forward at all times is just what you do.

There are four ways, and only four ways, in which we have contact with the world. We are evaluated and classified by these four contacts: what we do, how we look, what we say, and how we say it.
– Dale Carnegie (1888-1955)
American Educator

When it comes to your business e-mail communications, you need to make an impression that can lend to the determination that you are a credible professional enterprise and someone who will be easy and a pleasure to do business with. You only have one chance to make that first impression which will be invaluable to building trust and confidence.

The Business E-mail Etiquette Basics You Need to Know

Below are the key Business Email Etiquette issues that need to be considered with every commercial e-mail sent. These are the issues business owners, their employees and Netrepreneurs need to be aware of in their day-to-day online communications to ensure the best possible results.

Professional Behavior on the Job: Know that how you use your e-mail, company e-mail address and employer’s technology is a serious issue! Sending non-business related e-mails, jokes, forwards or chain letters on company time to friends or coworkers reflects on your lack of professionalism. Visiting Websites that are questionable or not necessary to your job responsibilities will reflect poorly on your ability to be trusted. Never assume that these activities are not being monitored. While on company time do not assume you have any privacy when using company resources and equipment.

SUBJECT: Field: The SUBJECT: field is the window into your e-mail and can many times determine if your e-mail will even be opened. If this is an initial contact with a customer based on their request through your site or otherwise, be sure to have a short SUBJECT: that indicates clearly what the topic of the email is. Typos, all caps or all small case can lend to an unprofessional impression or that you may be spammer.

Level of Formality: Try to avoid the prevailing assumption that e-mail by its very nature allows you to be informal in your business e-mail communications. Only time and relationship building efforts can guide when you can formalize your business relationships and your e-mail’s tone. One should communicate at all times as if your e-mail is on your company letterhead. This means black text and standard fonts too! No abbreviations — type full words and sentences too! (Not do “u” get it! Do you get it?) This is your business’s image you are branding!

Addressing: How do you address your new contacts? I would suggest initially that you assume the highest level of courtesy: Hello, Mr. Anderson, Dear Ms. Jones, Dr. Osborne, etc. Until your new contact states, “call me Andy” or “you can call me Diane”. You will also be able pick up clues on when you can address have a more relaxed tone by how contacts approach you as well as how they sign off. Most business people do not mind being called by their first name, however, in a global economy that can be perceived as taking premature liberties in the relationship if used too soon.

TO:, From:, BCc, Cc fields can make or break you:…In the TO: field make sure you have your contact’s name formally typed. John B. Doe – not john b doe or JOHN B DOE. In the FROM: field make sure you have your full name formally typed. Example: Jane A. Jones. Not: jane a jones or JANE A JONES. The latter two give the perception of lack of education or limited experience with technology. By only including your first name or e-mail address you are giving the perception you may have something to hide or do not know the basics of configuring your e-mail program.

…BCc: use this field when e-mailing a group of contacts who do not personally know each other. By listing an arms length list of e-mail addresses in the Cc or TO fields of contacts who do not know each other or who have never met is conducive to publishing their e-mail address to strangers. This is a privacy issue! With those you are forging partnerships with, visibly listing their e-mail address in with a group of strangers will make one wonder what other privacy issues you may not respect or understand.

…Cc: Use this field when there are a handful of associates involved in a discussion that requires all be on the same page. These business people know each other or have been introduced and have no problem having their e-mail address exposed to the parties involved. If you are not sure if a business associate would mind their address being made public, ask!

Reply to All: Use this button with discretion! You need to carefully think about whether “all” really need to be aware of your reply to conduct business. Never use this button to CYA or e-Tattle on a coworker or colleague — doing so will just make you look petty while increasing others e-mail volume unnecessarily.

Formatting: Refrain from using any formatting in your day-to-day business e-mail communications. Unless you would type something in bold crimson letters on business letterhead, don’t do it when e-mailing for commercial gain. With all the spam filtering going on today; the more formatting or embedded images that higher the chance that your e-mail could be blocked as spammy.

Even something as simple as using a different font makes your e-mail display contingent upon the recipient having that specific font on their system or it defaults to their designated default font. Keep in mind the recipient may not have their e-mail program configured in such a way as to display your formatting the way it appears on your system – if at all.

Attachments: How do you think your relationship with a potential new customer/contact is enhanced when you send them that 10M Power Point presentation they didn’t request and you fill up their inbox causing subsequent business correspondence to bounce as undeliverable? And, if they do not have Power Point, they wouldn’t be able open the file anyway! Never assume your potential customers have the software you do to open any file you may arbitrarily send.

If you need to send a file (or combination of files) over 500,000 in size, business courtesy dictates you ask the recipient first if it is okay to send a large file. Next, confirm they have the same software and version you do and what is the best time of day to sent it to them to ensure they are available to download the large file and keep their e-mail flowing. Never send large attachments without warning, on weekends or after business hours when the recipient may not be there to keep their inbox clear.

Using Previous E-mail for New Correspondence: If you want to give the perception of lazy, find a previous e-mail from the party you want to communicate with, hit reply and start typing about something completely irrelevant to the old e-mail’s subject. Always start a new e-mail and add your contacts to your address book so you can add them to a new e-mail with one click. Do not hesitate to change the subject field to reflect a different topic when an ongoing conversation takes a new direction.

Down Edit Your Replies: Do not just hit reply and start typing — that’s called top posting. Editing is a skill those you communicate with will appreciate as it lends to reflecting a respect for their time and clarity in your communications. Removing parts of the previous e-mail that no longer apply to your response including e-mail headers and signature files removes the clutter. By making the effort to reply point by point keeps the conversation on track with fewer misunderstandings.

Common Courtesy: Hello, Hi, Good Day, Thank You, Sincerely, Best Regards. All those intros and sign offs that are a staple of professional business communications should also be used in your business e-mail communications. Not doing so could have your messages be misinterpreted as demanding or terse. Always include a salutation and sign off that includes your name with every e-mail. Here again – think business letterhead.

Courtesy also includes that you make the effort to communicate as an educated adult. Type in full sentences with proper sentence structure. Not all caps; not all small case. Proper capitalization and punctuation are a must! You are an educated professional and need to communicate as such. All caps or all small case smacks of either lack of education, tech/business savvy — or laziness. None of which is positive for instilling confidence or encouraging others to want to do business with you.

Signature files: Keep your signature files to no more than 5-6 lines to avoid being viewed as egocentric. Limit your signature to your name, Website link, company name, and slogan/offer or phone number. Include a link to your Website where the recipient can get all your contact information from A-Z – that is what your site is for. Do not forget to include the “http://” when including your Website address within e-mails and your signature file to ensure the URL is recognized as a clickable URL regardless of the user’s software or platform.

Respond Promptly: You should do your best to respond to your business communications as quickly as possible. This is a customer service issue that should not be underestimated. By not responding promptly you seem unorganized, uncaring or worse yet, risk being outperformed by your competitors who understand the importance of appearing efficient and on the ball.
There you have it! These very important issues will certainly allow your business communications to rise above the majority who do not take the time to understand and master these issues. While texting isn’t really e-mail, I do have an article for you to review since more and more business folks are using texting in their business communications.

TRADUÇÃO

Business Email Etiquette Basics | Como escrever BUSINESS EMAILS sem errar na ETIQUETA! |

Negócios E-mail Etiquette iguala Profissionais de Sucesso comunicar de uma forma profissional, independentemente do modo de comunicação. Se você é um profissional consumado você sabe que colocar o seu melhor pé em frente em todos os momentos é apenas o que você faz.

Existem quatro formas, e apenas quatro maneiras, em que temos contato com o mundo. Nós são avaliados e classificados por esses quatro contatos: o que fazemos, como nós olhamos, o que dizemos e como dizemos.
– Dale Carnegie (1888-1955)
Educador americano

Quando se trata de suas comunicações de e-mail de negócios, você precisa fazer uma impressão que pode emprestar para a determinação de que você é uma empresa profissional credível e alguém que vai ser fácil e um prazer fazer negócios com ele. Você só tem uma chance de fazer essa primeira impressão que será de valor inestimável para a construção de confiança e segurança.

O Business E-mail Etiquette básico que você precisa saber

A seguir estão as principais questões de negócios Email etiqueta que precisam ser considerados com todos os e-mails comerciais enviados. Estes são os empresários questões, seus funcionários e netrepreneurs precisa estar ciente de suas comunicações on-line do dia-a-dia para garantir os melhores resultados possíveis.

Comportamento profissional no trabalho: saber que a forma como você usa seu e-mail, empresa de e-mail e tecnologia do empregador é um problema sério! Enviando não relacionados com o negócio e-mails, piadas, para a frente ou correntes no tempo da companhia de amigos ou colegas de trabalho reflete sobre a sua falta de profissionalismo. Visitar sites que são questionáveis ou não necessário suas responsabilidades de trabalho irá refletir negativamente sobre a sua capacidade de ser confiável. Nunca assuma que essas atividades não estão sendo monitorados. Enquanto no tempo da companhia não assuma que você tem qualquer privacidade ao usar os recursos da empresa e equipamentos.

ASSUNTO: Campo: O ASSUNTO: campo é a janela para o seu e-mail e pode muitas vezes determinar se o seu e-mail vai mesmo ser aberto. Se este é um contato inicial com um cliente com base em seu pedido através de seu site ou de outra forma, não se esqueça de ter um curto ASSUNTO: que indica claramente o que o tópico do e-mail é. Typos, todas as letras maiúsculas ou todas pequeno caso pode emprestar para uma impressão pouco profissional ou que você pode ser spammer.

Nível de formalidade : Tente evitar a suposição prevalecente de que o e-mail pela sua própria natureza permite que você seja informal em suas comunicações de negócios de e-mail. Apenas esforços de tempo e de construção de relacionamento pode guiar quando você pode formalizar suas relações comerciais e tom do seu e-mail. Deve-se comunicar em todos os momentos como se o seu e-mail está no seu papel timbrado da empresa. Isso significa que o texto preto e fontes padrão também! Sem abreviaturas – tipo palavras inteiras e frases também! (Não “u” obtê-lo! Você entendeu?) Esta é a imagem de seu negócio você está marcando!

Dirigindo-se: Como você resolver seus novos contatos? Gostaria de sugerir, inicialmente, que você assumir o mais alto nível de cortesia: Olá, Sr. Anderson, Dear Ms. Jones, Dr. Osborne, etc. Até seus novos estados de contato, “call me Andy” ou “você pode me chamar de Diane”. Você também será capaz pegar pistas sobre quando você pode resolver têm um tom mais descontraído como os contatos se aproximar de você e também como eles assinar. A maioria dos empresários não se importa de ser chamado pelo seu primeiro nome, no entanto, em uma economia global que pode ser percebido como tomar liberdades prematuras no relacionamento se usado muito cedo.

Para :, De: , Cco campos Cc pode fazer ou quebrar você: … No campo PARA: certifique-se de ter o nome do seu contato formalmente digitado. John B. Doe – Não john b doe ou JOHN B DOE. No campo De: certifique-se de ter o seu nome completo formalmente digitado. Exemplo: Jane A. Jones. Não: jane um jones ou JANE A JONES. Os dois últimos dão a percepção de falta de educação ou experiência limitada com a tecnologia. , Incluindo apenas o seu primeiro nome ou e-mail que você está dando a percepção de que você pode ter algo a esconder ou não sabe o básico da configuração do programa de e-mail.

… Bcc: usar este campo, quando e-mails de um grupo de contatos que pessoalmente não conhecem uns aos outros. Ao listar uma lista de comprimento dos braços de endereços de e-mail no Cc ou a campos de contatos que não conhecem uns aos outros ou que nunca se encontraram é propício para publicar seu endereço de e-mail para estranhos. Esta é uma questão de privacidade! Com aqueles que estão forjando parcerias com, visivelmente listando seu endereço de e-mail com um grupo de estranhos fará que outras questões de privacidade uma maravilha você não pode respeitar ou entender.

… Cc: Utilize este campo quando há um punhado de associados envolvidos em uma discussão que exige que todos estejam na mesma página. Essas pessoas de negócios conhecer uns aos outros ou foram introduzidos e não tenho nenhum problema com o seu endereço de e-mail expostos às partes envolvidas. Se você não tem certeza se um parceiro de negócios que conta o seu endereço a ser tornado público, pergunte!

Responder a Todos: Utilize este botão com discrição! Você precisa pensar cuidadosamente sobre se “todos” realmente precisa estar ciente de sua resposta para realizar negócio. Nunca use este botão para CYA ou e-Tattle em um colega de trabalho ou colega – isso só vai fazer você olhar mesquinho enquanto aumenta os outros o volume de e-mail desnecessariamente.

Formatação: Evite usar qualquer formatação em suas comunicações de negócios de e-mail do dia-a-dia. A menos que você deve digitar algo em letras vermelhas corajosas em papel timbrado da empresa, não fazê-lo quando e-mails para fins comerciais. Com toda a filtragem de spam acontecendo hoje; quanto mais formatação ou imagens incorporadas que maior a chance de que seu e-mail pode ser bloqueado como spam.

Mesmo algo tão simples como a utilização de uma fonte diferente faz com que seu monitor contingente e-mail após o destinatário ter essa fonte específica no seu sistema ou padrão para sua fonte padrão designado. Tenha em mente o destinatário pode não ter o seu programa de e-mail configurado de forma a mostrar a sua formatação à forma como aparece no seu sistema – se em tudo.

Anexos: Como você acha que o seu relacionamento com um potencial novo cliente / contato é reforçada quando você enviá-los de que a apresentação 10M Power Point que não pediu e você encher sua caixa de entrada causando subsequente correspondência comercial para saltar como não entregue? E, se eles não têm Power Point, eles não seria capaz abrir o arquivo de qualquer maneira! Nunca assuma que seus clientes potenciais têm o software que você faz para abrir qualquer arquivo que você pode enviar arbitrariamente.

Se você precisa enviar um arquivo (ou combinação de arquivos) mais de 500.000 em tamanho, cortesia comercial dita que você pedir que o destinatário primeiro se ele é bom para enviar um arquivo grande. Em seguida, confirmar se eles têm o mesmo software ea versão que você faz e qual é a melhor hora do dia para enviar a eles para garantir que eles estão disponíveis para baixar o arquivo grande e manter o seu e-mail fluindo. Nunca envie anexos grandes, sem aviso prévio, nos fins de semana ou após o horário comercial, quando o destinatário pode não estar lá para manter sua caixa de entrada limpa.

Usando Anterior E-mail para Nova Correspondência: Se você quer dar a percepção de preguiçoso, encontrar um e-mail anterior da pessoa que você deseja se comunicar com, clicar em responder e começar a digitar sobre algo completamente irrelevante para assunto do velho e-mail . Sempre iniciar um novo e-mail e adicionar os contactos ao seu livro de endereços para que você possa adicioná-los a um novo e-mail com um clique. Não hesite em mudar o campo de assunto para refletir um tema diferente quando uma conversa toma um novo rumo.

Down Edit suas respostas: Não basta clicar em responder e começar a digitar – isso é chamado de postagem superior. A edição é uma habilidade aqueles que você se comunicar com irão apreciar como ele empresta ao refletindo um respeito por seu tempo e clareza em suas comunicações. Removendo partes do e-mail anterior que já não se aplicam à sua resposta, incluindo cabeçalhos de e-mail e arquivos de assinatura elimina a desordem. Ao fazer o esforço para responder ponto por ponto mantém a conversa na pista com poucos enganos.

Cortesia comum: Olá, Olá, bom dia, obrigado, Atenciosamente, Atenciosamente. Todas essas introduções e offs sinal que são um grampo de comunicações empresariais profissionais também deve ser usado em suas comunicações de negócios de e-mail. Não fazer isso pode ter suas mensagens de ser mal interpretado como exigente ou concisa. Sempre inclua uma saudação e assinar que inclui o seu nome com cada e-mail. Aqui, novamente – pense cabeçalho do negócio.

Cortesia também inclui que você fazer um esforço para se comunicar como um adulto educado. Escreva em frases completas com estrutura de sentença adequada. Nem todas as tampas; nem todos pequeno caso. a capitalização apropriada e pontuação são um must! Você é um profissional educado e precisa se comunicar como tal. Todos os tampões ou todo caso pequeno cheira a qualquer falta de educação, tecnologia esclarecido / negócio – ou preguiça. Nenhum de que é positivo para incutir confiança ou incentivar outros a querer fazer negócios com você.

Arquivos de assinatura: Mantenha seus arquivos de assinatura para não mais do que 5-6 linhas para evitar ser visto como egocêntrico. Limitar a sua assinatura para o seu nome, link de site, nome da empresa e slogan / oferta ou número de telefone. Inclua um link para seu site onde o destinatário pode obter todas as suas informações de contato de AZ – que é o que o seu site é para. Não se esqueça de incluir o “http: //” ao incluir o endereço do site no prazo de e-mails e seu arquivo de assinatura para garantir a URL é reconhecido como um URL clicável independentemente do software ou plataforma do usuário.

Responder prontamente: Você deve fazer o seu melhor para responder às suas comunicações de negócios o mais rápido possível. Esta é uma questão de serviço ao cliente que não deve ser subestimado. Ao não responder prontamente você parece desorganizado, indiferente ou, pior ainda, o risco de ser superado por seus concorrentes que compreendem a importância de aparecer eficiente e na bola.
Lá você tem! Estas questões muito importantes certamente irá permitir que suas comunicações de negócios a subir acima da maioria que não tomar o tempo para entender e dominar estas questões. Enquanto mensagens de texto não é realmente e-mail, eu tenho um artigo para você rever uma vez mais e mais pessoas de negócios estão usando mensagens de texto em suas comunicações empresariais.

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